Quy định tham gia trưng bày sản phẩm Hội nghị Kết nối cung - cầu giữa thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh, thành năm 2018

QUY ĐỊNH

 

THAM GIA TRƯNG BÀY SẢN PHẨM  

HỘI NGHỊ KẾT NỐI CUNG - CẦU GIỮA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VÀ CÁC TỈNH, THÀNH NĂM 2018

 

Quy định này áp dụng cho các đơn vị tham gia, các đơn vị dàn dựng bên ngoài và khách tham quan “Hội nghị Kết nối cung – cầu giữa thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh, thành năm 2018”, diễn ra từ ngày 22 - 23/11/2018 tại Trung tâm Thương mại Triển lãm và Hội nghị Quốc tế - Việt Nam ( VN –ITECC)

I. THỜI GIAN MỞ CỬA HỘI NGHỊ:

- Giờ mở cửa dành cho đơn vị tham gia: từ 08h00 đến 22h00 mỗi ngày.

- Giờ mở cửa dành cho khách tham quan: Từ 08h30 đến 21h30 mỗi ngày.

II. DÀN DỰNG & THÁO DỠ GIAN HÀNG:

1. Dàn dựng gian hàng:

1.1. Gian hàng tiêu chuẩn:

- Ban tổ chức (BTC) cung cấp gian hàng tiêu chuẩn cho đơn vị tham gia (ĐVTG), ĐVTG có thể nhận gian hàng trang trí theo thời gian sau:

+ Ngày 20/11/2018: từ 14h00 đến 18h00

+ Ngày 21/11/2018: từ 08h30 đến 22h00

- Việc tự trang trí và trưng bày không được gây thiệt hại đến gian hàng tiêu chuẩn. Mọi tổn hại xảy ra (nếu có), ĐVTG phải chịu trách nhiệm bồi tờng theo yêu cầu của BTC.

- Một gian hàng tiêu chuẩn bao gồm: diện tích mặt bằng 9m2, kích thước Dài*Rộng*Cao = 3m*3m*2,4m, khung gian hàng, bảng tên gian hàng, 01 bàn, 02 ghế, 02 bộ đèn neon 1,2m, 01 ổ cắm điện.

1.2. Gian hàng đất trống tự dàn dựng:

- Bàn giao mặt bằng: từ 10h00 ngày 19/11/2018

- Thời gian thi công dàn dựng:

+ Ngày 19/11/2018: từ 10h00 đến 18h00

+ Ngày 20/11/2018: từ 08h30 đến 18h00

+ Ngày 21/11/2018: từ 08h30 đến 22h00

- ĐVTG có thể tự chọn đơn vị dàn dựng gian hàng đặc biệt nhưng phải tuân thủ các qui định về việc dàn dựng.

- Các đơn vị tự dàn dựng phải sản xuất gian hàng trưc, đến trung tâm ITECC chỉ thực hiện việc lắp ráp gọn nhẹ và nhanh chóng.  

- ĐVTG phải thông báo đy đủ thông tin chi tiết về đơn vị dàn dựng, thi công (tên đơn v, điện thoại, người liên lạc) và bản vẽ chi tiết thiết kế gian hàng và sơ đồ bố trí điện chiếu sáng cho BTC trước ngày 5/11/2018 bằng văn bản hoặc email.

- Thiết kế của gian hàng tự dựng phải đưc BTC thông qua trước khi triển khai thi công lắp đặt. Nếu có yêu cầu chỉnh sửa, BTC sẽ góp ý và cùng thảo luận với ĐVTG và dàn dựng.

- Chi phí thiết kế và dàn dựng gian hàng do ĐVTG tự chịu.

- Chiều cao gian hàng :Tối đa từ 3,2m

- Việc dàn dựng gian hàng sử dụng đồ lắp ráp (PIFEX SYSTEM) phải thuê của đơn vị dàn dựng chính, không được mang từ bên ngoài vào.

1.3. Những qui định chung về việc dàn dựng:

- ĐVTG liên hệ quầy Ban tổ chức để nhận gian hàng.

- ĐVTG phải dàn dựng gian hàng đúng v trí, không được lấn chiếm diện tích gian hàng khác hoặc không gian chung (lối đi, hành lang...).

- ĐVTG phải chịu trách nhiệm bồi thường cho các bên liên quan nếu để xảy ra sự cố làm hư hỏng tài sản của trung tâm triển lãm và các đơn vị khác.

- Nhân viên thi công phải đeo thẻ thi công trong suốt thời gian dàn dựng và tháo dỡ gian hàng.

- Tất cả ĐVTGđơn vị thi công dàn dựng phải đảm bảo an toàn lao động, an toàn kỹ thuật và phòng cháy chữa cháy trong suốt thời gian dàn dựng và tháo dỡ gian hàng.

- Sau khi hoàn tất công việc phải thu dọn, vệ sinh sạch sẽ nơi thi công bên ngoài cũng như khu vực xung quanh gian hàng.

2. Tháo dỡ gian hàng:

- Thời gian tháo dỡ: từ 17h00 ngày 23/11/2018  đến 17h00 ngày 24/11/2018.

- Thời gian tháo dỡ gian hàng và vận chuyển vật tư, hàng hóa ra khỏi hội nghị phải hoàn tất trước 17h00  ngày 24/11/2018.

III. HÀNG HÓA- VẬN CHUYỂN-  TRƯNG BÀY - BẢO QUẢN:

1. Tiêu chuẩn hàng hóa:

Hàng hóa tham gia hội nghị phải là hàng hóa hợp pháp, có xuất xứ rõ ràng, an toàn vệ sinh thực phẩm và đảm bảo chất lưng theo qui định của pháp luật Việt Nam. Với những hàng hóa không đảm bảo những yêu cầu, BTC có quyền đình chỉ trưng bày tại hội nghị.

2. Vận chuyển hàng hoá:

- ĐVTG phải bố trí sẵn nhân viên và nhanh chóng vận chuyển hàng hóa vào gian hàng để không làm ảnh hưng đến các đơn vị khác.

- Sau khi xuống hàng, phương tiện vận tải phải nhanh chóng ra khỏi khuôn viên trung tâm triển lãm.

- Việc vận chuyển hàng hóa bên trong nhà triển lãm chỉ được thực hiện bằng tay hoặc xe đẩy. Với hàng hóa nặng cần dùng xe nâng, xe cẩu phải được sự chấp thuận của trung tâm triển lãm.

- Việc vận chuyển hàng hoá và vật tư ra (khi kết thúc hội nghị) chỉ được thực hiện khi có giấy ra cổng của BTC.

- Thời gian tháo dỡ: từ 17h ngày 23/11/2018 và từ 08h30 đến 17h00 ngày 24/11/2018.

3. Trưng bày hàng hoá:

- ĐVTG chỉ trưng bày hàng hóa trong phạm vi gian hàng của mình, không được lấn chiếm sang gian hàng bên cạnh hoặc không gian chung của hội nghị.

- Không treo, giăng banner hoc đt pano, standee và các phương tiện quảng bá khác che lấp gian hàng đơn vị khác.

4. Bảo quản hàng hoá:

- Đối với gian hàng trong nhà triển lãm, BTC sẽ đóng cửa niêm phong nhà triển lãm vào lúc 22h00 mỗi ngày và sẽ mở cửa niêm phong vào lúc 8h00 sáng hôm sau.

- Đối với gian hàng khu vực bên ngoài nhà bạt, ĐVTG phải cử nhân sự ở lại qua đêm để trong coi hàng hóa. Nhân viên gian hàng ở lại đêm phi đăng ký tạm trú tại phòng Bảo vệ trung tâm triển lãm trước 17h mỗi ngày (kèm CMND bản gốc).

             - ĐVTG tự bảo quản hàng hóa trưng bày trong suốt thời gian mở cửa, tuân thủ đúng qui định về thời gian đóng mở niêm phong hàng ngày.

- BTC không chịu trách nhiệm cho bất kỳ trường hợp thất thoát hàng hóa nào của ĐVTG trong thời gian đóng cửa Hội nghị.

IV. ÁNH SÁNG, ĐIN VÀ NƯỚC:

1. Ánh sáng: ánh sáng cho không gian chung được mở trong suốt thời gian thi công, diễn ra hội nghị và tháo dỡ gian hàng.

2. Hệ thống điện:

- Mỗi gian hàng tiêu chuẩn được cung cấp 01 ổ cắm điện và 02 bóng đèn neon 1,2m.

- ĐVTG được sử dụng ổ cắm cho các thiết bị điện tử thông thưng: máy tính, tivi,  … nhưng công sut chung không vượt quá 5Ampe. Nếu các gian hàng tiêu chuẩn có nhu cầu sử dụng đin vượt mức nêu trên phải đăng ký trước với BTC và thanh toán chi phí theo giá qui định.

- Không đưc đấu nối nguồn điện hoặc phích cắm khác vào phích cắm do BTC cung cấp.

- Các gian hàng tự dựng phải chịu chi phí cấp nguồn đin theo giá qui định. Thiết bị điện cho các gian hàng tự dựng do ĐVTG tự trang bị hoặc thuê của BTC.

- Việc đăng ký sử dụng điện (với gian hàng tự dựng và gian tiêu chuẩn đăng ký thêm)  phải thực hiện trước ngày 19/11/2018 theo mẫu của BTC, đồng thời thanh toán chi phí ngay khi đăng ký. Nếu đơn v đăng ký sau thời gian trên, BTC sẽ thu thêm 30% chi phí phát sinh.

- BTC có quyền ngưng cung cp điện cho bất kỳ đơn v nào không đảm bảo an toàn về hệ thống đin và PCCC sau khi đã được nhắc nhở nhưng không khắc phục.

- Mỗi gian hàng tự dựng của ĐVTG phải tự trang bị 01 bình PCCC theo qui định của Nhà nước. Các gian hàng tiêu chuẩn BTC sẽ chịu trách nhiệm về PCCC.

- Nếu có sự cố về điện, ĐVTG phải lập tức thông báo ngay cho BTC để kịp thời xử lý.

- ĐVTG không được phép sử dụng điện quá mức đăng ký nhằm tránh xảy ra cháy nổ do quá tải.

- Trước khi ra về, các đơn vị phải kiểm tra và tắt hết các nguồn điện và các thiết bị đin đang sử dụng.

3. Hệ thống nước:

ĐVTG nếu có nhu cầu cung cấp nguồn nước phải đăng ký trước ngày 5/11/2018. Chi phí cấp nguồn ớc tùy từng trường hợp cụ thể và do ĐVTG thanh toán.

V. TIẾP THỊ & QUẢNG BÁ:

- Tất cả tài liệu tiếp thị của đơn v (băng đĩa, brochure, t rơi, banner, poster, standee…) phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của mình và hợp pháp. Tuyệt đối không sử dụng tài liệu có nội dung sai lệch bản đồ lãnh thổ Việt Nam, chống chính quyền, sách động, chia rẽ tôn giáo và dân tộc, vi phạm pháp luật Việt Nam.

- Các đơn vị chỉ được tiếp thị và quảng bá sản phẩm ngay tại gian hàng của  mình, không được thực hiện trong phạm vi gian hàng khác và không gian chung của hội nghị.  

- Không được dùng loa có công suất cao để quảng bá. Chỉ sử dụng âm thanh vừa phải nhằm không làm ảnh hưng đến các gian hàng khác và khách tham quan.

- Với những hình thức tiếp thị khác với các hình thức nêu trên, đơn vị phải trao đi trước với BTC.

VI. RA VÀO HỘI CHỢ & TRANG PHỤC:

Nhân viên ĐVTG hội chợ phải mang thẻ do BTC cấp và mặc trang phục lịch sự trong suốt quá trình chuẩn bị và diễn ra hội nghị.

VII. GIAN HÀNG ẨM THỰC:

Với những gian hàng có kinh doanh ẩm thực (phục vụ ăn uống tại chỗ) phải thông báo và được sự chấp thuận của BTC. Đồng thời tuân thủ các qui định sau:

- Bảo đảm tuyệt đối an toàn vệ sinh thực phẩm.

- Sử dụng bình gas có giấy kiểm định, bảo đm an toàn lao động & phòng cháy chữa cháy.

- Giữ gìn vệ sinh sạch sẽ trong gian hàng của mình và khu vực xung quanh

- Mỗi gian hàng phải có giỏ rác và bỏ rác đúng nơi qui định.

- Không được gây ồn ào, ô nhiễm trong quá trình chế biến thực phẩm.

VIII. QUI ĐỊNH VỚI KHÁCH THAM QUAN:

- Giờ mở cửa đối với khách tham quan: Từ 08h30 đến 21h30.

- Khách tham quan phải ăn mặc lịch sự, không hút thuốc hoặc mang vào hội nghị những vật cấm, những dễ gây cháy nổ.

- BTC có quyền từ chối khách tham quan vào hội nghị nếu không tuân thủ qui định hoặc có những biểu hiện khả nghi.

 

Trên đây là nhng qui định của Ban Tổ Chức Hội nghị Kết nối cung – cầu giữa thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh, thành năm 2018. Trường hợp ĐVTG vi phạm các qui định nêu trên, sau khi nhắc nhở nếu không điều chỉnh thì BTC có quyền đình chỉ hoạt động của đơn v đó tại hội nghị.

Những vấn đề phát sinh ngoài những điu nêu trong qui định này sẽ do BTC quyết định.

BAN TỔ CHỨC

HỘI NGHỊ KẾT NỐI CUNG – CẦU GIỮA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH VÀ CÁC TỈNH, THÀNH NĂM 2018